GRADO SEPTIMO
GUIA DE TRABAJO APLICACIÓN DE LA
NORMA NTC 1486 PARA ELABORAR TRABAJOS ESCRITOS
LOGRO: Aplicar la norma NTC 1486 ACTUALIZADA en nuestros trabajos escolares y refrozar contenidos propios de la profesión.
PERFIL DE UNA SECRETARIA
QUE ES UN PERFIL?
Son un conjunto de datos, rasgos o aspectos que deben poseer las personas y que son representativos para estar ocupando determinado puesto. Entre ellos tenemos la Educación, formación, experiencia, habilidades, destrezas, la parte intelectual, la parte física. Se parte de las actitudes Personales para poder ubicar la persona.
Son un conjunto de datos, rasgos o aspectos que deben poseer las personas y que son representativos para estar ocupando determinado puesto. Entre ellos tenemos la Educación, formación, experiencia, habilidades, destrezas, la parte intelectual, la parte física. Se parte de las actitudes Personales para poder ubicar la persona.
Ser secretario o secretaria es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. Contribuyen al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. Hoy el termino ha cambiado y la conocemos como la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad.
PERFIL GENERAL DE UNA SECRETARIA
Se debe destacar por: una personalidad equilibrada y proactiva, autoestima positiva, Capacidad de adaptación a los cambios, habilidades comunicativas y escucha activa, capacidad de crear, innovar e implementar.
Asi mismo, tener un criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades, disposición para trabajar en equipo, capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria, tacto y prudencia para manejar situaciones diversas. Una de las actitudes fundamentales también es el espíritu de superación, flexibilidad, sentido de humor, resistencia física y nerviosa al igual que agudeza visual.
Asi mismo, tener un criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades, disposición para trabajar en equipo, capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria, tacto y prudencia para manejar situaciones diversas. Una de las actitudes fundamentales también es el espíritu de superación, flexibilidad, sentido de humor, resistencia física y nerviosa al igual que agudeza visual.
CONOCIMIENTOS TECNICOS
Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en
su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de
dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el
cargo que desarrollará, tales como son: ·
Técnicas de archivo. ·
Técnicas de oficina·
Digitación o mecanografía.·
Uso apropiado del teléfono·
Manejo y organización de la agenda·
Redacción de correspondencia general, comercial y
administrativa.·
Manejo adecuado de documentos.·
Conocimiento y dominio del idioma del país.
PERFIL PROFESIONAL
El tópico de la ayudante del jefe, que le prepara el
café, hace fotocopias, mecanografía documentos y archiva informes ha
desaparecido radicalmente en la sociedad laboral de hoy en día. Ahora, la
secretaria, la buena secretaria, es la mano derecha del jefe y colabora para
que el trabajo del mismo sea más ligero, más organizado, más puntual.
“Formación, formación y formación. Es imprescindible
para ser una buena secretaria estar muy preparada y además seguir preparándose
continuamente.
De los requisitos profesionales de archivo y
mecanografía, se ha pasado a exigir de una secretaria una formación completa, tanto referida a las funciones
técnicas concretas que requiera su puesto (informática, contabilidad, etc.), y
dependiendo también éstas del sector de la empresa, como dirigida a
conocimientos de cultura general, idiomas, protocolo y demás habilidades
sociales, culturales y de trato humano.
“Hoy se pide un perfil mucho más completo que abarca
una excelente preparación técnica, competencias profesionales lo que
denominamos formación humana o factor humano, un poso de cultura y valores
transmitido a través de la educación humanística, que hace del ayudante de dirección
una persona equilibrada, capaz de pensar y de analizar las situaciones, dueña
de su propia vida, con buenas dotes comunicativas y con amplitud de miras.”
(Carmen Erviti. Directora de Estudios del Instituto Superior de Secretariado y Administración, ISSA (Univ. de Navarra)
(ABC – Nuevo Trabajo))
PERFIL
LABORAL
Veamos ahora las competencias que debería realizar
una buena secretaria, deduciendo de ellas su perfil laboral y, de éste, el
grafológico:
Funciones
principales de la Secretaria:
• Colaborar con el director a fin de facilitar y
agilizar su trabajo.
• Preparar y archivar la documentación y la
correspondencia.
• Buscar y sintetizar información, dentro o fuera de
la empresa, sobre los objetivos a ella encomendados.
• Preparar, redactar y mecanografiar informes a
partir de tan sólo unas pautas marcadas por su superior.
• Organizar la agenda del director, concertar y
gestionar citas, viajes y eventos.
• Atender y organizar llamadas telefónicas y las
visitas al director.
• Estar al tanto de las reuniones, decisiones
tomadas en ellas y hacer un seguimiento de su transcurso, con el fin de poder
facilitar informaciones o redactar informes necesarios, relativos a las mismas,
cuando se le requiera.
• Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegación
de su superior.
Perfil profesional:
• Curso de Secretariado en Escuela de negocios.
• Dominio imprescindible de uno o más idiomas
extranjeros, en sus formas hablada y escrita
• Mecanografía y redacción
• Dominio de herramientas informáticas, a nivel
usuario (procesadores de texto, hojas de cálculo, aplicaciones específicas…)
PERFIL
PERSONAL Y SU EQUIVALENTE GRAFOLÓGICO
Persona
equilibrada y segura de sí misma: su escritura será clara y legible, de
tamaño normal, preferentemente curva aún con presencia de ángulos, vertical o
inclinada ligeramente a la derecha, firma sencilla, legible y con rúbrica
simple o ausente.
Inteligencia
y capacidad para tomar decisiones escritura ágil, progresiva, con
presencia de ligados altos, espontánea y vibrante, presión firme y rasgos
personalizados.
Capacidad
para el orden y la organización: página bien ocupada, márgenes
ordenados, escritura clara, puntuación precisa y atenta, rúbrica ejecutada
antes que la firma.
Habilidades
comunicativas: escritura ligeramente inclinada a la derecha, óvalos
simples o ligeramente abiertos, presencia de guirnaldas, escritura agrupada con
enlaces curvos, margen derecho pequeño.
Discreción
y saber estar: escritura legible aún sin exceso, con presencia de
rasgos filiformes, y óvalos simples cerrados o ligeramente abiertos hacia la
izquierda, simplificada y extendida; firma semi-legible.
Gran
capacidad de iniciativa y visión de futuro: escritura progresiva,
presión firme, trazado ágil, puntuación ligeramente avanzada y ligera
inclinación hacia la derecha.
Motivación:
renglones con dirección horizontal o ligeramente ascendentes, presión firme,
escritura extendida y dinámica; firma sencilla, situada a la derecha y
ligeramente ascendente.
ACTIVIDAD
1.
Conociendo algunos aspectos de la norma
aplicarlas con el tema de la guía dado. PERFIL DE UNA SECRETARIA
2.
Tener en cuenta solamente los siguientes
aspectos:
- · PAPEL: tamaño carta
- · MARGENES DE LA HOJA: superior 3cms, izquierdo 4cms, derecho 2 cms, inferior 3cms
- · LETRA ARIAL DE TAMAÑO 12
- · REDACCION : EN 3 PERSONA, separar párrafos, dejar 2 interlineas sencillas entre ellos
- · NORMAS ORTOGRAFICAS Y SEPARACIÓN DE PARRAFOS
- · COLOCAR TITULOS (centrado en mayuscula todo) Y SUBTITULOS (en mayúscula todo a la izquierda y se escribe a 2 interlineas debajo).
- · PORTADA. todo en mayúscula, centtrado ver modelo
FECHA DE PRESENTACIÓN ABRIL 5 Y 6 RESPECTIVAMENTE. En estos mismos días de hará evaluación de contenidos vistos incluyendo el Perfil de la Secretaria.
NOTA:
SOLO SE APLICAN LOS ESQUEMAS DADOS LOS DEMÁS SE VERÁN EN CLASE CON BASE A ESTE TRABAJO. PUEDEN
CONSULTAR POR OTROS MEDIOS.
ENVIO: Se envia por la plataforma institucional.
El contenido con los esquemas los encuentra en la plataforma institucional
ENVIO: Se envia por la plataforma institucional.
Cuerpo del
documento
El cuerpo del documento es la parte central del
documento:
CUERPO
DEL TRABAJO
Introducción: Se describe de forma concisa los alcances del
documento, sus objetivos, limitaciones, metodologías empleadas y sus
aplicaciones. Que estoy presentando, como lo hice, que consulte
Capítulos: Divisiones mayores del trabajo. Titulo del trabajo
y luego los subtemas (para este caso) cono se ve el modelo teniendo en cuenta
cuando es con mayúscula y cuando con mayúscula inicial.
Conclusiones: Se
presentan los resultados del trabajo que deben dar respuesta a los objetivos y
propósitos descritos en los preliminares.
Que aprendí de todo lo tratado
COMO DEBE QUEDAR LA TABLA DE CONTENIDO
A continuación una imagen de como debe quedar.
Para presentar el trabajo final corregido debe quedar con 9 o 10 hojas según si tiene una portada o dos portadas.
Con esta ayuda le permite obtener buenos resultados, revise sus apuntes del cuaderno y ubiquese en su trabajo para hacer una revisión eficiente.
Recuerde que las imágenes de la guía dada, no debe ubicarlas en el trabajo en ninguna parte, eran solo de ayuda.
SITIOS DE APOYO
A continuación una imagen de como debe quedar.
Para presentar el trabajo final corregido debe quedar con 9 o 10 hojas según si tiene una portada o dos portadas.
Con esta ayuda le permite obtener buenos resultados, revise sus apuntes del cuaderno y ubiquese en su trabajo para hacer una revisión eficiente.
Recuerde que las imágenes de la guía dada, no debe ubicarlas en el trabajo en ninguna parte, eran solo de ayuda.
SITIOS DE APOYO
http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/mod/resource/view.php?id=102033
http://repositorio.utp.edu.co/dspace/bitstream/handle/11059/2105/3526508A666.pdf;sequence=1
https://www.colconectada.com/normas-icontec/